Ga naar website navigation Ga naar artikel navigatie Ga naar inhoud

De pagina ververst bij het selecteren van een onderwerp.

Sla artikel navigatie over.

Werkwijze en overlegstructuur

Commissies

De RvC heeft drie commissies die de vergaderingen en de besluitvorming voorbereiden. Zij houden de raad op de hoogte van hun beraadslagingen en bevindingen via verslagen en door de inhoud van vergaderingen terug te koppelen. Voor alle commissies zijn reglementen opgesteld.

De remuneratiecommissie adviseert de raad over taken, prestatieafspraken, de beloning van de algemeen directeur-bestuurder van De Key en het beloningsbeleid van de RvC. De commissie voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de algemeen directeur-bestuurder. De commissie is hiervoor eenmaal bijeen gekomen. Daarnaast spreekt de voorzitter van de RvC de bestuurder om de vergaderingen voor te bereiden.

De commissie Vastgoed en Wonen adviseert de raad over vastgoedprojecten en de onderwerpen die gerelateerd zijn aan wonen. De commissie is in 2019 vijf keer bijeengekomen en heeft één RvC-vergadering schriftelijk voorbereid. De commissie overlegt met de directeur Vastgoed, de directeur Wonen en de algemeen directeur-bestuurder. De commissie heeft in 2019 bijzondere aandacht besteed aan onderhoud, kwaliteitsbeleid en investeringen in bestaande bouw, de productieagenda en de relatie met de huurders.

De auditcommissie heeft in 2019 zes keer vergaderd (waarvan een keer via een conference call) samen met de algemeen directeur-bestuurder, de directeur Financiën & Control en de manager Planning & Control (financiële control-functie). Bij de voorbereiding van de jaarstukken en de managementletter waren de externe accountants aanwezig. Bij de bespreking van de interne auditrapportages was de medewerker Audit & Interne Beheersing aanwezig. Belangrijke onderwerpen in deze commissie waren de rapportages, inclusief de nieuwe opzet daarvan, de OOB-status, maturity assessments privacy en informatiebeveiliging en de selectie van een nieuwe accountant.

Vergaderingen en besluitvorming RvC

In 2019 heeft de RvC zes keer vergaderd. Voorafgaand aan elke vergadering heeft de raad intern overleg, zonder bestuurder en directie. De februarivergadering was een heidag die in het teken stond van de actualisatie van de strategische koers.

De RvC heeft in 2019 24 besluiten goedgekeurd:

  • (Meerjaren)begroting 2020-2024, jaarplan 2020, jaarstukken 2018.

  • Verkopen en verkoopplannen: verkoop van het complex Sandwijck in De Bilt en het plaatsen op de desinvesteringslijst van een aantal complexen met bedrijfsonroerengoed en woningen.

  • Projecten en investeringen: Houthavens (3C en 5C), Lieven fase 6 en 8, Anton Waldorpstraat fase 2, DC Van Hall, Keesomstraat Zandvoort.

  • Nevenstructuur: afbouw door opheffing van 1 bv en 1 cv en het voornemen tot het afstoten van VvE Beheer Amsterdam BV (VBA).

  • Financieel toetsingskader voor de overdracht van het bezit in Zandvoort.

  • Bod en activiteitenoverzichten voor prestatieafspraken met de gemeenten Amsterdam, Zandvoort, Diemen en De Bilt.

  • Governance: treasuryjaarplan, jaarlijkse limieten, herbenoeming commissaris, beloning RvC.

  • Aflossing interne lening.

  • Benoeming accountant KPMG.

Inhoudelijk toezicht

De omgeving waarin wij werken blijft sterk in beweging. Dit stelt De Key steeds voor nieuwe grote uitdagingen. De Key speelt hier op in met een sterke positionering en met aanpassingen van de organisatie. Een ander belangrijk thema waren de prestatieafspraken, die in Amsterdam eenmaal in de vier jaar worden gemaakt.

De raad ziet het evenwicht tussen verkopen, investeren en onderhoud als een uitdaging. Er is hierbij steeds aandacht voor het blijven voldoen aan alle ratio’s, waarbij voor De Key met name de ICR van belang is. Nieuwe fiscale regels, de verhuurderheffing en de opgave in de energietransitie maken dit niet gemakkelijk.

De aandacht voor woonstarters roept positieve en negatieve reacties op. De raad staat achter de koers, maar heeft begrip voor de negatieve reacties en geeft deze een plaats in het toezicht. Zo zijn de positie van de zittende huurders en de dienstverlening aan de huurders belangrijke thema’s waaraan regelmatig aandacht wordt besteed. De raad heeft hierover ook gesproken met het bestuur van huurderskoepel Arcade. Het is belangrijk dat De Key in verbinding blijft met de zittende huurders en onnodige zorgen wegneemt.

Regelmatig besprak de raad onderwerpen rond volkshuisvesting en bedrijfsvoering. Daarbij was specifiek aandacht voor de projectenportefeuille, onderhoud van de bestaande voorraad en verbeterprojecten, de voorbereiding van de overdracht van het bezit in Zandvoort en de relatie en communicatie met de huurders. Ook kwamen actualiteiten aan de orde zoals onderwerpen die leven bij gemeenten waarin De Key werkzaam is, bij huurders en bij andere belanghebbenden.

De raad heeft zich in een aantal onderwerpen verder verdiept op basis van presentaties door de betrokken medewerkers van De Key. Dit betrof onder andere onderhoud en kwaliteitsbeleid, huurverhogingsbeleid en het proces en financieel kader van de overdracht van het bezit van De Key in Zandvoort. Daarnaast heeft de bestuurder enkele malen dilemma’s gedeeld zoals rond Loods 6 en het complex Vogelpunt in Noord, waarbij de verschillende scenario’s zijn bediscussieerd.

Risicomanagement is een specifiek aandachtspunt voor de raad. De raad spreekt eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van bestuur en directie met de manager Planning & Control en de medewerker Audit & Interne beheersing.

Het toezicht op de verbindingen had aandacht van de raad. Het aantal verbindingen wordt gestaag afgebouwd, zodat de structuur eenvoudiger wordt.

Een kijkje in de praktijk

De raad blijft graag op de hoogte van de dagelijkse gang van zaken en de projecten van De Key. Dit jaar was er een excursie met het thema innovatie. In een presentatie werd eerst ingegaan op de innovaties van de afgelopen jaren, zoals het online reserveringssysteem voor short stay facilities, informatieve apps en een nieuw betaalplatform voor internationale studenten. Daarna werd een bezoek gebracht aan twee locaties met studentenhuisvesting en short stay facilities, waar de ontwikkelde app voor keyless-woningen en de vernieuwde inrichting werden bekeken.

Enkele leden van de RvC bezochten ook het project Lieven in Amsterdam West, waar De Key ongeveer 1200 woningen voor jongeren en studenten bouwt.

De commissie Vastgoed en Wonen heeft een projectbezoek gebracht aan het verbeterproject in de Anton Waldorpstraat.

Overleg met belanghebbenden

Een delegatie van de RvC heeft in 2019 tweemaal gesproken met de ondernemingsraad. De gesprekken gingen onder andere over het medewerkersonderzoek, Wonen 2.0 en de verhuizing van het kantoor naar een tijdelijke locatie.

De twee commissarissen die op voordracht van Arcade zijn benoemd, onderhouden contact met het bestuur van Arcade. Dit heeft in 2019 tweemaal plaatsgevonden. Daarnaast heeft de voltallige RvC gesproken met het bestuur van Arcade. Het gesprek ging onder andere over communicatie en informatievoorziening, het onderzoek dat Arcade onder bewonerscommissies heeft laten uitvoeren en onderhoud.

Een delegatie van de RvC was aanwezig op een bijeenkomst met de raden van commissarissen van andere Amsterdamse woningcorporaties.

In september hebben de voorzitter, vicevoorzitter en de voorzitters van de auditcommissie en de commissie Vastgoed en Wonen een gesprek gevoerd met de Autoriteit woningcorporaties in het kader van de governance-inspectie.

Externe accountant

Bij de vergadering in juni was de externe accountant EY aanwezig voor overleg over de jaarrekening 2018. Dit gesprek vond gedeeltelijk plaats buiten aanwezigheid van bestuur en directie.

EY heeft naast de reguliere werkzaamheden voor de controle van de jaarrekening 2018 ook controles verricht van de jaarrekeningen van een dochter (De Principaal B.V.) over voorgaande jaren (2014-2015).

De al eerder door EY uitgevoerde maturity assessments voor informatiebeveiliging en privacy zijn in januari besproken in de auditcommissie.

Op basis van de evaluatie in 2018 heeft de raad besloten om het jaarrekeningtraject vanaf het controlejaar 2019 opnieuw aan te besteden. Dit selectietraject heeft in 2019 plaatsgevonden conform het inkoopbeleid van De Key. Van de vijf genodigde partijen hebben er drie een offerte uitgebracht (een partij was wel geïnteresseerd, maar had geen capaciteit en een ander gaf er de voorkeur aan de fiscale dienstverlening aan De Key te continueren). Met de drie partijen is op basis van de offerte een gesprek gevoerd door een delegatie van de organisatie (inclusief de bestuurder) en de auditcommissie. In april is opdracht verstrekt aan KPMG voor de controle van de jaarstukken 2019 tot en met 2022, met een evaluatie in het eerste jaar.